OTOMATISASI PERKANTORAN

OTOMATISASI PERKANTORAN

Pengertian otomatisasi perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

Kategori pemakai otomatisasi perkantoran

1).   Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2).   Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (misalnya Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3).   Sekretaris adalah pekerja terdidik yang membantu pimpinan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan, mengatur kas kecil, tugas-tugas sosial, membuat laporan.

4).   Pegawai administratif adalah pekerja yang melaksanakan tugas-tugas administrasi/ketatausahaan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat

Konsep-konsep otomatisasi perkantoran

  1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
  2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
  3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
  4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
  5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat otomatisasi perkantoran

  1. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
  2. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
  3. Pemecahan masalah Kelompok/Tim.
  4. Cara otomatisasi perkantoran berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
  5. Pelengkap–BukanPengganti.
  6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis.

 

Telekomunikasi

Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain.

Bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu :

Komunikasi Satu Arah (Simplex). Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama, karena penerima tidak dapat memberikan informasi balik atau juga sering disebut komunikasi broadcast (media penyiaran).

Contoh : Pager,televisi, dan radio.

Komunikasi Dua Arah (Duplex). Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui media yang sama.

Contoh :Telepon dan VOIP.

Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex). Dalam komunikasi semi dua arah (Half Duplex) pengirim dan penerima informsi berkomunikasi secara bergantian namun tetap berkesinambungan.

Contoh :Handy Talkie, FAX, dan Chat Room

Jaringan telekomunikasi terdiri atas dari tiga bagian utama, yaitu :

Perangkat transmisi

Perangkat transmisi bertugas menyampaikan informasi dari satu tempaat ketempat yang lain (baik dekat, maupun jauh). Media transmisinya dapat berupa kabel, serat optik maupun udara, tergantung jarak dari tempat-tempat yang dihubungkan serta tergantung pada beberapa banyak tempat yang saling dihubungkan.

Perangkat penyambungan (switching)

Perangkat penyambungan bertugas agar pemakai dapat menghubungi pemakai lain sesuai seperti yang diinginkannya. Perangkat penyambungan disebut masih menggunakan sistem manual bila diperlukan seorang operator yang bertugas menyambungkan pemakai dengan pemakai lain yang diingininya.

Terminal

Terminal adalah peralatan yang bertugas merubah sinyal informasi asli (suara manusia atau lainnya) menjadi sinyal elektrik atau elektromagetik atau cahaya.

Personal Computer (PC)

Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi.

Sistem dari kesatuan elemen yang diperlukan komputer :

Hardware(perangkat keras)

Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

  1. Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
  2. Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram,CPU, dll),
  3. Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
  4. Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
  5. Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

Software(Perangkat Lunak)

Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai perantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.
Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll.

Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll

Brainware(Perangkat Manusia/pengguna/user)

Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer.

Email dan Teleconference

Email adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet dengan menggunakan waktu yang sangat singkat dan cepat (+- 1 Menit).

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Macam-macam aplikasi otomatisasi perkantoran

WORD PROCESSING

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

ELECTRONIK MAIL

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

VOICE MAIL

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

ELECTRONIC CALENDARING

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

AUDIO CONFERENCING

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

VIDEO CONFERENCING

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.

COMPUTER CONFERENCING

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.

FACSIMILE TRANSMISSION

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.

VIDEO TEXT

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL

Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya: situs penyedia seperti photobucket.

DESKTOP PUBLISHING

Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Referensi :

Razaq, Abdul, dan Ruly, Bachrul Ulum, 2003, Aplikasi Perkantoran, Penerbit Indah, Surabaya. (online) (http://download1726.mediafire.com/bzu5njwg6rug/lzunv5f5vsf7541/Dokumen+Kurikulum+D3+SI+250711++FINAL.doc, diakses 22 maret 2015)

 

 

 

Tinggalkan komentar